構造化文書としてのWORDの機能メモ

はじめに

構造化文書としてのWORDの機能を知らない自分用メモです。
もともとWordの機能を試す目的でWordで書き起こしました。
それをWeb用に微調整したものです。
原文のWordファイルはこちらです
原文ではセル内の式の展開などを実際にショートカットキーを使って利用できますので、試してみてください。

 

 

 

目次

その他用語

「リボン」

段落という概念

Enterは段落を切り替える

段落はHTMLでのClass属性のようなものを持つ

テキストレベル

テキストレベルとは?

テキストの追加で段落を切り分けた際の動作

箇条書きのレベルの設定

箇条書きは階層を考えずに一度作成する

参考資料のリボンの触り方

「目次」について

テキストレベルの設定方法

引用文献と文献目録について

表の作製の仕方

表レイアウトの利用

表レイアウトを利用する

表の中で関数を利用する

関数を利用する

Wordだけの特殊なセル表記

手動で関数を指定する、関数を編集する

Wordで使える関数の種類

SHIFT+F9で式が展開された状態

F9で式が計算された状態

エラー関係:式が展開された状態

エラー関係:式が計算された状態

見出しが整ったレイアウトのテンプレートを選ぶ

オススメのテンプレート=「アウトラインの作製」

新規作成→「白紙の文書」はダメ

「ファイル」→「情報」→「ドキュメント検査の実行」

参照文献

 

 

WORDの基本操作と概念

その他用語

「リボン」

Microsoft Officeおなじみのタブの呼び方
画面上部に大きめのタブが有り、操作可能なボタンが並んでいる

段落という概念

Enterは段落を切り替える

Wordには段落という概念が存在し、通常の改行とは違った意味を持って切り替えが行われる。要するにEnterとShift Enterで動作が違い、直感的でない 

  1. Enterは段落を作成する。(類似:HTMLで言う<p>タグ
  2. Shift Enterが改行を作成する(類似:HTMLで言う<br/>タグ

段落はHTMLでのClass属性のようなものを持つ

属性により以下の様なことが行われることがある。

  1. 自動的にインデント
    (例:段落にテキストレベルによってインデントされる)
  2. 改行
    (例:長い文章が端に行くと自動的に行が切り替えられる等)
  3. レイアウトが変わる
    (例:同じ深さの階層にある連続した複数の段落に「段落番号」属性が並んでいるとインデント+段落番号を順に割り振る動作が行われる)

 

 

テキストレベル

テキストレベルとは?

テキストレベルは自動生成される目次の項目として明記する段落の属性
テキストレベルにより文章の畳み込みを行える
テキストレベルを指定すると文字のレイアウトが
「ホーム」→「レイアウト」→「見出しN」(Nは=テキストレベルN)
で設定されるものと同一のレイアウト強制的に変更される

テキストの追加で段落を切り分けた際の動作

テキストレベルにより「Enter」の動作が微妙に違うことに注意すること

  1. 「テキストレベル1」
  2.               文中で「Enter」=次の段落もテキストレベル1
  3.               文末で「Enter」=次の段落もテキストレベル1
  4. 「テキストレベル2」
  5.               文中で「Enter」=次の段落もテキストレベル2
  6.               文末で「Enter」=次の段落はテキストレベルなし
  7. 「テキストレベル3」
  8.               文中で「Enter」=次の段落は次の段落もテキストレベル3
  9.               文末で「Enter」=次の段落は次の段落もテキストレベルなし

箇条書きのレベルの設定

箇条書きは階層を考えずに一度作成する

  1. その後、階層別に選択して「リストレベルの変更を行う」
    (ショートカットキー:ALT+SHIFT+矢印)
  2. 実際の動作は以下のURLを参考に行うこと
    http://news.mynavi.jp/series/word/022/ 

参考資料のリボンの触り方

「目次」について

  • 目次のアイコンをクリックすることで、目次の段落を挿入可能
  • 文書のテキストレベルが適切に設定されている場合は目次を自動生成可能
  • 作成された目次は文書が更新されても自動更新されない
  • 目次の更新ボタンを利用することで再度自動生成する必要がある。。

テキストレベルの設定方法

  • 目次アイコンの横にあるアイコン、
    もしくは右クリックのレイアウトから行うことが出来る。

引用文献と文献目録について

文章を書いている時に、参考文献を覚えておきたい場合や、書き記しておきたい場合がある。そのような場合に「引用文献の挿入」を行うことで何を参考にして書き起こしたのかを文書に含めることが出来る

「引用文献の挿入」

参考文献の詳細を文章に含めたい場合「引用文献の挿入」アイコンをクリックすること。後はなんとなく入力すると出来上がる。

「文献目録」

自分で使う場合はあまり問題ないが、論文のように引用文献を示さなければならない場合がある。そのような場合は「文献目録」アイコンをクリックすることで引用文献の詳細を一固めにした段落を挿入可能

 

表計算について

表の作製の仕方

(省略)

表レイアウトの利用

表レイアウトを利用する

「表ツール→デザイン」のリボンで、表スタイルのオプションを利用しよう。
通常、事務に必要な機能デザインは一通り揃っている

  • 表全体にかける罫線の色と外枠の設定、行列毎に見やすくするための縞模様
  • 最初の行(タイトル)、最後の行(集計)を罫線で分けることが出来る
  • 最初の列(タイトル)、最後の列(集計)を罫線で分けることが出来る

 

 

表の中で関数を利用する

表の中ではExcelとさほど変わらずに、関数を利用することが出来る。Excelを経由せずにWord上で複数のセルから計算を行う事ができる。ただし、自動的な再計算は行われないため、表の中身を更新したら、表全体の関数を再計算すること。

関数を利用する

「表ツール→レイアウト」のリボンから計算式を入力することが出来る。

Wordだけの特殊なセル表記

WordではExcelのようにオートコンプリートが聞かないため、コピーする必要がある。簡便にコピーを行うため、WordではExcelのセル指定のほかに、「above, left, right」という特殊表記を利用することが出来る。これはそのまま式位置からの計算するセル方向を示すことが出来る。

手動で関数を指定する、関数を編集する

Ctrl+F9 → その場に関数の雛形を挿入する

F9 → カーソルのある式、セルを再計算する

Shift+F9 → カーソルのある式、セルの式を展開して編集可能にする

複数のセルが選択された状態で上記ショートカットキーを入力
→選択された全てのセルに適用される

Wordで使える関数の種類

ABS,  AND,  AVERAGE,  COUNT,  DEFINED,  FALSE,  IF,  INT,  MAX,  MIN,  MOD,  NOT,  OR,  PRODUCT,  ROUND,  SIGN,  SUM,  TRUE

[よねさん]

 

 

 

例として作成した表

SHIFT+F9で式が展開された状態

A

B

書式

1

2

{ =sum(left) }

Wordのセル記号はコピーに便利

3

4

{ =sum(a3:b3)  }

計算式はセル指定可能

5

6

{

=round(sum(left),0)

}適当な文字列

セルを占領する関数ではないため、セル内部に複数の関数や文字列を両立させることが出来る

(言い換え:暗黙の文字列結合が行われる

7

8

{

=sum(left)

}

式の内部で自由に改行が出来る。

9

10

{

=sum(left)

\# "#,##円"

}

式の内部に数値書式の埋め込みが可能

{

=AVERAGE(ABOVE)

}

{

=AVERAGE(ABOVE)

}

{

=AVERAGE(LEFT)

\# "##.##円"

}

関数計算後のセルを利用して、他のセルで再計算可能

 

 

 

F9で式が計算された状態

A

B

書式

1

2

3

Wordのセル記号はコピーに便利

3

4

7

計算式はセル指定可能

5

6

11適当な文字列

セルを占領する関数ではないため、セル内部に複数の関数や文字列を両立させることが出来る

(言い換え:暗黙の文字列結合が行われる

7

8

15

式の内部で自由に改行が出来る。

9

10

 19円

式の内部に数値書式の埋め込みが可能

5

6

 5.5 

関数計算後のセルを利用して、他のセルで再計算可能。

エラー関係:式が展開された状態

文字列123

123文字列

{ =A1

\# “$1$1==###”}

{=B1

\# “$B$1=###”}

$A$1 === { =A1  }

{=A2

\# “欄外指定=#”}

また文字列を含む場合の処理はエラーにならないようなので処理に注意すること

エラー関係:式が計算された状態

文字列123

123文字列

$A$1==  

$B$1=123

$A$1 === 0

! A2 は表にありません。

また文字列を含む場合の処理はエラーにならないようなので処理に注意すること

 

 

 

うまく文書を作るコツ

見出しが整ったレイアウトのテンプレートを選ぶ

ファイルを新規作成する際に使いやすい見出しレイアウトがされたテンプレートを選ぶことである。

オススメのテンプレート=「アウトラインの作製」

今、この文章を作成するためにも使っているテンプレートである。
新規作成→テンプレートを検索→「アウトラインの作製」
見出し1レイアウトに線がついてわかりやすく、使っていてとても楽に感じる。

新規作成→「白紙の文書」はダメ

行ってはいけないのは、新規作成→「白紙の文書」を選ぶことである。
「白紙の文書」から作成すると自分だけの資料が作れるが、初期設定だと見出し関係のレイアウトが凄まじく読みにくい。日本人向けではないかも。
そのためにレイアウトをいじると手間がかかる。手間を惜しむとかなり読みにくい文章が作成されるためだ。「白紙の文書」を使用してはいけない。

 

WORD文書をWEB上に公開する時に行っておきたいこと

Word文書には文書を作成したパソコンの環境情報が含まれてしまう。セキュリティ的によろしくないため、その環境情報等を積極的に隠すことでプライバシーを守ることが出来る。

「ファイル」→「情報」→「ドキュメント検査の実行」

何か公開するのに危ないメタ情報があった場合は警告されるので指示に従い、メタ情報を削除しましょう。

[Microsoft, プライバシーを保護する]

 

 

 

 

 

 

参照文献

Microsoft. (日付不明). プライバシーを保護する. 参照先: https://support.office.com/ja-jp/article/%E3%83%97%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%90%E3%82%B7%E3%83%BC%E3%82%92%E4%BF%9D%E8%AD%B7%E3%81%99%E3%82%8B-252a47ec-1b31-4fd0-8450-e66d6c2de950

Microsoft. (日付不明). 引用文献を追加し、文献目録を作成します。 参照先: Microsoft: https://support.office.com/ja-jp/article/%E5%BC%95%E7%94%A8%E6%96%87%E7%8C%AE%E3%82%92%E8%BF%BD%E5%8A%A0%E3%81%97%E3%80%81%E6%96%87%E7%8C%AE%E7%9B%AE%E9%8C%B2%E3%82%92%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%81%97%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%82-17686589-4824-4940-9c69-342c289fa

UsersCoolBe. (日付不明). 段落って何? 参照先: Be Cool Users: http://kokoro.kir.jp/word/paragraph.html

Word2010: Wordの計算式をマスターする(自動計算機能). (日付不明). 参照先: http://office-qa.com/Word/wd67.htm

よねさん. (日付不明). ワード2010基本講座:Wordで利用できる関数. 参照先: よねさんのExcelとWordの使い方: http://www4.synapse.ne.jp/yone/word2010/word2010_keisan3.html

相澤裕介. (2012年01月06日). 【連載】Wordはなぜ思い通りにならないのか? 22 箇条書きとリストのレベル. 参照先: マイナビニュース: http://news.mynavi.jp/series/word/022/